Škatle za shranjevanje dokumentov in papirjev

2024 Avtor: Sierra Becker | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-02-26 06:30

Vrst v dokumentih je pomembna za optimalne in hitre delovne rezultate. To vam omogoča, da hitro najdete potrebne papirje in jih zaščitite pred vplivom zunanjih dejavnikov. Za zagotovitev sistematizacije in varnosti dokumentov morate vedeti, kako jih pravilno arhivirati in kakšna sredstva so za to potrebna.

Arhiviranje dokumentov

Vsako sfero človeškega življenja od rojstva do zadnjega dne spremljajo papirji. Lahko so različnega pomena, vrednosti, trajanja skladiščenja. A dejstvo, da jih je treba večino časa vzdrževati v ustreznem stanju, je dejstvo. Za daljše varčevanje s papirji uporabite škatle za shranjevanje dokumentov. Danes jih je mogoče brezplačno kupiti ali izdelati ročno.

Relevantnost shranjevanja papirja

Vedno je treba shraniti izvirnike in kopije.

• Majhna, srednja invelika podjetja, v vladnih agencijah je arhiviranje zakonska zahteva.
• V pisarni, predvsem v kadrovskih, računovodskih, trgovskih podjetjih, vam to omogoča optimizacijo delovnega procesa, razbremenitev delovnega prostora in zagotavljanje kontinuitete funkcij tako za nove kot za obstoječe zaposlene.
• Doma zagotavlja red in možnost iskanja potrebnih dokumentov ob pravem času, tudi v nujnih primerih.

Pripomočki za arhiviranje

Škatle za shranjevanje dokumentov se najpogosteje uporabljajo za varčevanje s papirjem. Danes so praznine zanje na voljo v prosti prodaji. Praviloma so predvideni za papir A4. Obstajajo pa tudi druge velikosti. Nekateri proizvajalci ponujajo potrošnikom posebne škatle za papir, v katere je mogoče shraniti več škatel papirja. Prodajajo se nesestavljene, s preprostim navodilom pa jih lahko vsak kupec zlahka sestavi. Uporaba takšnih škatel vam omogoča, da se znebite nepotrebnih poslovnih papirjev in po potrebi hitro najdete pravi dokument. Pravilno izbrana oblika škatle vam omogoča, da optimalno rešite vprašanje prostora in dolgo časa prihranite dragocene materiale. Jasno strukturiranje izvirnikov in kopij včasih poveča hitrost opravil zaposlenih.

Shranjevanje dokumentacije v pisarni

Kartonske škatle so najboljša izbira za zaščito papirja pred elementi na delovnem mestu.shranjevanje dokumentov. Za njihovo uporabo je potrebno gradivo razdeliti v skupine po temah in jih zbrati bodisi v razsutem stanju bodisi v ločenih datotekah ali v mapah, mapah ali drugih vrstah. In nato poberite škatle v skladu z zahtevanimi dimenzijami. So poceni, tako da lahko kupite potrebno količino. Za škatle so značilni prostornost, vzdržljivost in prijaznost do okolja. Reže za roke omogočajo enostavno pobiranje in prenašanje, medtem ko pokrov (zgibni ali odstranljiv) preprečuje prah. Zunaj na kartonu lahko podpišete vrsto dokumentov. Praviloma se pisarniški zaboji prodajajo nesestavljeni s tiskanimi grafičnimi navodili, tako da jih je mogoče enostavno sestaviti in razstaviti ter po potrebi skriti na samotnem mestu.

Dostava dokumentov za dolgoročne prihranke

Nobena vladna agencija ali zasebno podjetje, ki opravlja resne posle, ne more brez arhiviranja dokumentov. Upravna, davčna, kadrovska, računovodska in druga dokumentacija ima drugačen rok hrambe, ki ga ureja seznam št. 578. To je obvezen postopek, ki pogosto predvideva precej dolgo obdobje varčevanja (do 75 let). V tem primeru se vsi papirji razvrstijo, dajo v škatle in oddajo v za to predvidene prostore. Za škatle v tem primeru obstajajo posebne zahteve: izdelane morajo biti iz trpežnega kartona (v idealnem primeru, če izpolnjujejo zahtevo GOST, potem imajo tudipodobno kot v določeni garancijski dobi). V tem primeru je bolje uporabiti arhivske škatle za shranjevanje dokumentov in kartonske škatle. Slednji so posoda za več posod za papir. Imajo vrvice, saj so namenjene za dolgotrajno shranjevanje.

Za udobje lahko prevzamete tudi škatle za navpično in vodoravno shranjevanje materialov. Upoštevati je treba tudi, da obstajajo zasebna podjetja, ki so pripravljena izdelati zabojnike za papirje po dimenzijah, ki jih poda naročnik.

Domači arhiv

Vsak odrasel bi moral skrbeti za ohranjanje pomembnih papirjev v zidovih svojih domov. Konec koncev morate zelo pogosto predložiti dokumente, ki potrjujejo vašo identiteto, izobrazbo, lastništvo nepremičnine itd. Da bi se izognili nepotrebnim finančnim stroškom in da bi lahko uveljavljali svoje pravice, morate hraniti garancijske kartice za gospodinjske aparate, priročnike za njihovo uporabo. delovanje, računi o nakupu. Dokumenti so lahko nujno potrebni v nujnih primerih: v primeru nenadnega odhoda, požara, naravne nesreče, evakuacije prebivalstva…

Izvirniki in kopije vrednostnih papirjev morajo biti na enem mestu, skriti pred radovednimi očmi, razvrščeni in zaščiteni pred zunanjimi dejavniki. Dobro je, če je za ta namen pripravljena škatla za shranjevanje dokumentov doma. Lahko ga kupite, izdelate tako, da kupite kartonsko praznico v trgovini za majhno ceno, ali pa prilagodite katero koli nepotrebno škatlo. Če ni arhiviranooriginalov bo zagotovljeno njihovo boleče iskanje, obnova v primeru izgube pa bo zahtevala veliko časa, financ in kar je najpomembneje, živcev.

Organizacija domačih vrednosti

Če želite kupiti škatle za shranjevanje papirjev in dokumentov ali jih izdelati sami, morate vse materiale razstaviti in jih razvrstiti v skupine, na primer:

• osebni dokumenti;
• papirji, ki dokazujejo lastništvo;
• posojilne pogodbe, plačila pri transakcijah;
• prispevki o zdravstvenem stanju družinskih članov, opravljenih pregledih, mnenjih zdravnikov;
• materiala, ki potrjujejo plačilo blaga, garancijske kartice itd.

Upoštevati je treba obdobje veljavnosti vrednostnih papirjev, ker nekateri od njih v času analize morda niso relevantni.

Nasveti za distribucijo materiala

Izvirniki in kopije se lahko razlikujejo po velikosti, zato se lahko ujemajo tudi škatle za arhiviranje. V tem primeru lahko izvirnike razvrstite:

• po pomembnosti;
• po velikosti;
• glede na obdobje pomembnosti;
• po vrsti (služba, dom…);
• na dogodkih.

Takšna sistematizacija bo prihranila čas pri iskanju pravih papirjev in jih zaščitila pred otroki, neznanci in zunanjimi dejavniki.

naredi sam škatle za shranjevanje

Glavna razlika med družinskimi in pisarniškimi materiali je njihova velikost: v službito je običajno A4, doma pa je papir zelo drugačen. Zato lahko z lastnimi rokami naredite škatle za shranjevanje dokumentov. Obstaja več možnosti:

1. Barček lahko kupite v katerem koli gospodinjskem oddelku supermarketa in ga po navodilih sestavite.
2. Če potrebujete škatlo majhnih velikosti, morate vzeti risbe, jih prenesti, prenesti na karton in lepiti. Če navedene dimenzije uporabniku ne ustrezajo, lahko risbo prenesete na papir, pri tem pa večkrat zmanjšate dimenzije obdelovanca.
3. Najenostavnejša možnost je, da vzamete katero koli škatlo, ki je ne potrebujete, in jo shranite za originale.
4. Naredite po lastni risbi. Torej, na primer, da bi naredili škatlo za osebne dokumente (potni listi, rojstni listi, pravice, izobraževalne diplome), morate vzeti 2 lista močnega papirja (kartona), iz vsakega izrezati kvadrat želene velikosti, enemu dodamo še 1,5 cm (za pokrov). Nato vsak list prepognite na polovico in vzdolž različnih diagonala. Skupaj bi morale biti 3 vrstice. Nato je treba vogale upogniti na sredino, nato pa vsako stran prepogniti tako, da njen rob prehaja skozi sredino lista. Zadnji korak je sestavljanje škatle za papir vzdolž obstoječih linij in lepljenje stranic.

Hkrati lahko vsako takšno škatlo okrasimo v barvni notranjost z barvnim papirjem, lepilom, škarjami. Napolnjene "obeke" je treba hraniti izven neposredne sončne svetlobe, vlage in otrok.

Dokumenti so spremljevalci človeškega življenja. Njihovo varnost lahko zagotovite s pomočjo škatel za shranjevanje dokumentov v arhivu, in če finančna situacija tega ne dopušča, jih lahko sami sestavite z improviziranimi materiali. In potem je zagotovljeno mirno vzdušje v službi in doma.